Hoe kon het zó fout gaan met de gemeentelijke facturen? "De wethouder is laconiek geweest"

Wethouder Financiën Hester van Buren wacht donderdag een spoeddebat over de chaotische implementatie van het nieuwe gemeentelijke factureringssysteem in Amsterdam. Hoe kon het gebeuren dat duizenden facturen niet op tijd betaald konden worden? Op ons verzoek keek Mario Voorbij, expert op het gebied van betalingssystemen, naar alle brieven van de wethouder aan de gemeenteraad over de niet-betaalde rekeningen. Tienduizenden facturen die nog niet zijn betaald, talloze zzp'ers die op hun geld wachten en een hersteloperatie van 7 ton: de implementatie van AFIS, het nieuwe factureringssysteem van de gemeente Amsterdam, is alles behalve soepel verlopen. Terwijl een deel van de problemen verholpen had kunnen worden als de gemeente een strak schema had opgesteld en zich daaraan had gehouden. Dat zegt Mario Voorbij, kenner op het gebied van digitaal factureren. Voorbij is al bijna 20 jaar werkzaam in de wereld van betaalsystemen. "Ik ben niet bezig met de dagelijkse operaties, maar ben met name betrokken op de achtergrond bij grote verandertrajecten. Denk aan klant- en datamigraties, van het ene naar het andere systeem. Dat zijn vrij omvangrijke trajecten. Zo'n programma wordt in deeltrajecten opgesplitst, om de impact te spreiden en elk stapje zo beheersbaar mogelijk te houden." U heeft de brieven van de wethouder aan de raad goed gelezen. Wat haalt u daaruit?"Om te beginnen vind ik wel wat van de accuraatheid. Op het ene moment wordt gesproken van een livegang op 1 januari, dan op 6 januari. Geeft mij een beeld dat het rommelig verloopt. Volgens mij is er een draaiboek en een plan. Daar rammelt het een beetje. Ik mag hopen dat het programma zelf strakker is gestuurd." Voorbij haalt ook het go/no-go moment aan, de datum waarop besloten wordt of de livegang van het nieuwe systeem door moet gaan of niet. "Dat was 13 december. Later in de brief staat dat er op 6 januari geen bevindingen meer waren vanuit het testen. Maar dat had je op 13 december moeten concluderen, niet op het moment van de livegang. Misschien was dat ook al het geval, daar heb ik geen inzage in. Maar voor mij komt het over als: we gaan live, we hebben nog bevindingen, maar we hebben tot 6 januari. De beantwoording laat ruimte over voor interpretatie." In de brief bleef u even hangen op de gebruikte term 'inleren'."Een inkoopsysteem heeft een lerend vermogen. Iemand zet zijn factuurnummer aan de linker- of rechterkant; misschien zit er een handgeschreven factuur tussen, of wordt er steeds een ander lettertype gebruikt. Het leren kennen van die verschillende facturen, het inleren, kost tijd. Dat heeft men ook ondervonden in een testomgeving. Op een gegeven moment kwam men tot 90 procent herkenning. Dat is mooi." "Maar dan komen ze ná de livegang erachter dat het systeem opnieuw moet gaan inleren. Dat is opmerkelijk, want dat is al geconstateerd in de testomgeving. In de beantwoording stond dat ze het geleerde in de testomgeving niet konden overzetten naar de livegang. Daar kan ik me op zich wel iets bij voorstellen." "Maar dan nog: dan wéten ze dat het inleren tijd kost, maar dan kan het niet zo zijn dat ze de knop omzetten, live gaan en zeggen: er is vertraging want het systeem moet nog facturen gaan inleren. Een opmerkelijk deel van de beantwoording van de raadsvragen." Een deel van de problemen had te maken met de performance van het probleem. Wat verstaat men daaronder?"Vooropgesteld: ik ken hier niet de exacte inhoud, ik ga af op de beantwoording van de raadsvragen. Daarin stond dat er performanceproblemen zijn. Dan gaat het onder andere over het inleren en het inlezen van de facturen." Heeft de gemeente getest op performance?"Wat in de tweede set antwoorden van afgelopen maandag naar voren kwam, is een lijst van activiteiten om te komen tot een livegang. Daar staan gebruikersacceptatietesten op, functionele testen. Maar ik mis de performance test. Het kan zijn dat dat onder een andere test valt, maar het werd niet uitvoerig genoemd. Is het getest? Is het onderdeel van het plan? Of dachten ze: het komt wel goed?" Wat voor indruk laat de beantwoording van de wethouder op u achter?"Dat er zo laconiek wordt gereageerd en gehandeld, vind ik heel zorgelijk. Het gaat nu om betaalachterstanden. Stel dat die straks weggewerkt zijn, per 1 mei (de gemeente schat in dat de betaalachterstand uiterlijk 19 mei is weggewerkt, red.)." Maar dan zijn er volgens Voorbij nieuwe risico's. Het nieuwe factureringssysteem moet worden aangesloten op tientallen andere systemen binnen en buiten de gemeentelijke organisatie. "Maar er staan nog zo'n 13 implementaties om binnenkort aangesloten te worden. Ik zou eerst alle chaos opruimen en zorgen dat de voorjaarsnota op dit systeem goed gedraaid kan worden. Want nieuwe implementaties leiden tot nieuwe risico's." Voorbij is aanwezig bij het spoeddebat, dat donderdag om 9 uur 's ochtends begint op de Stopera. Hij is benieuwd of wethouder Hester van Buren goed doordrongen is van de ernst en omvang van de problemen. "Ik heb het idee dat de wethouder het onderschat heeft. De problematiek is best wel groot. Als je ziet hoe ze achter de feiten heeft aangelopen - en dat zie je ook in de beantwoording - kan je je afvragen waarom ze niet kort op de bal heeft gezeten. Ik vind dat de wethouder laconiek is geweest. Dat vind ik opvallend."