Zelfs het woord hoofdpijndossier doet chaos met factuursysteem tekort: "Systeem is niet ideaal"

Het overstappen naar een nieuw factuursysteem door de gemeente is inmiddels meer dan een bedrijfsongeval. Vanmorgen sprak de commissie Financiën er wederom over met wethouder Hester van Buren (PvdA). Ditmaal ging het over het nieuwe hoofdstuk: een dubbele betaling van 21 miljoen euro. Aan het begin van dit jaar betaalde de gemeente door het overstappen naar Afis tienduizenden facturen te laat. Net na het reces kwam de dubbele betaling aan het licht en op dit moment is de zogeheten 'begrotingsmodule' ook nog niet op orde en dat vraagt van ambtenaren heel veel handwerk. Niemand die weet wanneer Afis draait zoals je van het systeem mag verwachten.  Een déjà vu. Dat is precies wat het is en waren ook de woorden van Ja21-raadslid Cas van Berkel in het zoveelste debat over Afis. "Het is september, de eerste commissie na het reces, en het is weer misgegaan met Afis. Waarom was die knop er en kan het opnieuw gebeuren?" Met 'die knop' doelt Van Berkel op de functionaliteit die het factuursysteem blijkbaar had waardoor er een dubbele betaling van 21 miljoen euro kon plaatsvinden. Van Buren: "Ik ben toen direct geïnformeerd. Ik stond op het schip tijdens Sail. Ik kreeg een telefoontje. U kunt zich voorstellen dat er bij mij ook enige krachttermen waren. Ik was blij dat we het zelf hebben ontdekt. Er is gelijk opdracht gegeven om het vinkje te verwijderen. Die had er nooit mogen zijn." Ze vervolgde: "Waarom dit niet in de testfase is ontdekt? Toen was er nog geen link met de bank. Waarom heeft dit systeem de gevaarlijke optie? We voeren het gesprek met de implementatiepartner. We hebben ook gekeken: zijn er meer van dit vinkjes? Dat is niet het geval. Er zijn ook geen andere dubbele betalingen gedaan." Raadsleden spraken over een menselijke fout bij een ambtenaar, maar waren vooral kritisch op dat er blijkbaar een knop aanwezig was waardoor er zoveel gemeenschapsgeld dubbel overgeboekt kon worden. "We nemen het diegene die het heeft gedaan het niet kwalijk. We hebben nazorg verricht. We controleren nu extra aan het einde van de dag", aldus de wethouder. Meeste geld teruggehaald Van Buren kwam met positief nieuws over het terughalen van de 21 miljoen euro. Dat geld is overgemaakt aan bijna 600 leveranciers. Er is inmiddels 70 procent teruggestort. 20 procent gaat verrekend worden met nieuwe facturen. Met nog een 8,5 procent zijn afspraken gemaakt, zoals het terugbetalen in termijnen. Met het resterende deel (1,5 procent) is wel contact.  Bij de oppositie klonken er stevige oordelen over de problemen met Afis. "Dit is geen incident, maar het zijn structurele problemen die nog lang niet zijn opgelost. Het is een fiasco geworden. Het vertrouwen in het financiële huishouden van de gemeente staat op het spel. We willen een openhartige reflectie van de wethouder om het vertrouwen in het systemen te herstellen", zei raadslid Kune Burgers van de VVD.  Remine Alberts (SP) kreeg de lachers op haar hand toen ze vertelde dat Amsterdam een nog beroerder ict-systeem dan Afis kent. "Het ticketsysteem van Ajax", aldus de SP'er. En: "Is het lek nu boven bij Afis? Als ik de brief lees, vraag ik mij dat zeer serieus af of dat het geval is. Vooral als ik het stukje lees over de begrotingsmodule waar nog veel handwerk nodig is."  Het idee met Afis is - op papier in ieder geval - dat veel geautomatiseerd wordt en dat er minder fouten worden gemaakt met betalingen, waardoor het financiële huishoudboekje van de stad betrouwbaarder wordt. Er moeten nog grote aanpassingen gedaan worden voordat er een geautomatiseerde oplossing is voor de begrotingsmodule. Van Buren kon in het debat niet vertellen wanneer het systeem daarvoor klaar is. Ook is er geen zicht op een moment wanneer het systeem volledig draait zoals ooit de bedoeling was. Na de chaos begin dit jaar met de achterstanden werd er in fte's opgeschaald. Wanneer het aantal ambtenaren weer op reguliere aantallen zit? De wethouder had daar geen antwoord op. Aansprakelijkheid Van Buren voert op dit moment met het bedrijf dat de implementatie verricht -  Capgemini - gesprekken over de aansprakelijkheid. "We hebben ze juist ingehuurd om ons voor problemen te behoeden. We zitten stevig in de gesprekken." Vanuit de coalitie kwamen geen politieke oordelen over de nieuwe fout met de dubbele betaling. Het bleef slechts bij woorden als 'zorgen' en het stellen van vragen aan de wethouder. Farley Asruf (PvdA) wilde het vooral hebben over de aansprakelijkheid. "Als je uitzoomend kijkt naar het hele proces: hoe staat het met de aansprakelijkheid van de leverancier? Mijn vraag is vooral: hoe staat het met die gesprekken?" Het hoofdstuk in het Afis-boek 'dubbele betalingen' loopt dan misschien met een sisser af, maar het kan niet worden gezien als een losstaand incident. Het toont eerder nogmaals aan dat het factuursysteem nooit op deze manier ingevoerd had moeten worden. Of zoals de wethouder zei: "Afis is een systeem dat verre van ideaal is. We moeten ons daartoe verhouden." Ja21 wil bij de gemeenteraadsvergadering van oktober wederom over Afis praten. Dan zou de partij - zoals ze al vaker deden - opnieuw een motie van wantrouwen of afkeuren indienen tegen de wethouder.