Facturenfiasco kwam niet uit de lucht vallen, maar ambtelijke top greep niet in

De problemen met het betalingssysteem van de gemeente begin dit jaar, waardoor tienduizenden facturen te laat werden betaald, had voorzien moeten worden. Dat blijkt uit de evaluatie die de gemeente heeft laten uitvoeren over het fiasco. Signalen werden genegeerd en de ambtelijke top greep niet in.  De gemeente voerde op 6 januari van dit jaar een nieuw betalingssysteem, genaamd Afis, in. De bedoeling van het nieuwe systeem was dat betalingen aan leveranciers sneller en overzichtelijker zouden moeten verlopen, maar in de maanden die op de invoering volgden bleek het tegendeel waar. Na de start met het nieuwe systeem bleven tienduizenden facturen onbetaald en werd de betalingsachterstand steeds groter. Eind februari lag de totale werkvoorraad op ruim 43.000 niet betaalde facturen.  Uit het rapport blijkt dat de problemen met het betalingssysteem niet uit de lucht kwamen vallen. Waarschuwingen werden genegeerd en risico's onderschat, maar toch zette de gemeente door en duurde het weken voordat er uiteindelijk werd ingegrepen. "Hoewel alle seinen op groen stonden, stond Afis aan alle kanten in de brand." Vervallen prestatietest Nog tot vlak voor de ingebruikname van het nieuwe systeem schrijven rapportages dat 'alles in control' was. Echter was een prestatietest van het systeem voorafgaand aan de lancering komen te vervallen, ontbrak er een terugvalscenario en was de zogenoemde acceptatietest op de lanceringsdag onvolledig. Daarnaast had maar 55 procent van de ambtenaren die zouden gaan werken met het systeem een training gehad. Volgens het rapport bestond er binnen de gemeente 'een onterecht gevoel van veiligheid en vertrouwen' in het betalingssysteem.   Toch ging het vrij snel na de invoering van het nieuwe systeem mis. De autorisatietabel, die bepaalt wie welke facturen mag goedkeuren, bleek een knelpunt. Dat raakte overbelast, waardoor de verwerking stokte en betalingen bleven hangen. Ook het overzetten van oude gegevens naar het nieuwe systeem liep spaak: btw-velden ontbraken of waren fout ingevuld, KvK-nummers en Ibans bleken onbetrouwbaar. De gegevens moesten handmatig worden hersteld. Door de problemen raakten facturen uit het zicht of kwamen vast te zitten in het systeem, waardoor betaling wekenlang uitbleef.  Wel complimenten en niet ingrijpen Uit het rapport komt naar voren dat op de werkvloer het snel duidelijk was dat het systeem faalde, maar bleven de geluiden richting het bestuur en financiënwethouder Hester van Buren juist positief. De eerste twee weken na de invoering was er, naast het uitdelen van complimenten over de 'geslaagde livegang', geen aandacht voor het systeem. Dat terwijl de problemen op de werkvloer wel zichtbaar waren. Eind januari groeide binnen het ambtelijk topoverleg (GMT) het besef dat er moest worden ingegrepen. Van Buren en de rest van het college werden geïnformeerd over de problemen en vrijwel direct daarna werd er een crisisteam ingericht. De wethouder stelde 700.000 euro beschikbaar om de problemen op te lossen, maar wat volgde was een maandenlange reparatieduur waarin de onbetaalde facturen zich bleven opstapelen en de kosten ook. Uiteindelijk kostte het herstel meer dan 2,8 miljoen euro, een verdrievoudiging, er werden er meerdere spoeddebatten over gevoerd in de gemeenteraad. Risicovol project Volgens het rapport voldeed de invoering van het nieuwe systeem - vanwege de grote schaal en de technische complexiteit - aan vrijwel alle kenmerken van een risicovol project, maar werd het niet als zodanig beschouwd. Daardoor ontbrak toetsing door de raad of extra controle vanuit het college, wat volgens de onderzoekers wel echt nodig was geweest. Dat komt overeen met een 'health check' die eerder werd uitgevoerd. Toen werd het 'opvallend' genoemd dat de geconstateerde problemen pas in de productiefase naar voren zijn gekomen.  Uiteindelijk liet wethouder Van Buren op 20 mei weten dat het aantal betaalde facturen weer op het gebruikelijke niveau lag. Dat niveau ligt op zo'n 13.000 onbetaalde facturen. De gemeente wist op het aantal in te lopen door onder andere facturen tot 5000 euro versneld uit te betalen. De oppositiepartijen hebben wel zorgen over deze vooruitbetalingen. "Controle vindt pas achteraf plaats en dat leidt tot best wat administratie en extra kosten", aldus de VVD. Daarnaast zijn er extra medewerkers ingehuurd. Het rapport wordt op 3 juli besproken tijdens een commissievergadering.